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メール文面の基本構成・3
●締めくくりにも挨拶を●
内容の記入を終えたら、締めくくりとしてもう一度、挨拶文を挿入します。
締めの挨拶文もマナーに属するものですが、ある程度はメールの内容に合わせた挨拶にするのがいいでしょう。
基本的には「以上、よろしくお願い致します」「ご検討の程よろしくお願いします」などで問題ありませんが、重要な内容をとりあえずメールで報告する場合などは「取り急ぎメールにて失礼致します」「改めてご連絡差し上げますが、まずはメールにて失礼します」など、簡略な内容、急いだ結果メールでの報告になった、というニュアンスを含ませると好印象です。
また、季節の挨拶や「貴社のますますのご発展を〜」といった相手を立てる内容の挨拶もいいでしょう。もちろん、複数の挨拶を組み合わせても、より丁寧な挨拶となります。
●個人署名の記入もマナー●
通常のメールソフトであればほぼ利用することができる機能に、「個人署名」の設定があります。これはメールの文末に自動的に挿入されるテンプレートのことで、会社名、自分の名前、電話やFAX、メールアドレス等の各種連絡先などを記入します。
個人署名の設定機能が利用できるのならば、基本的な内容を記入しておくのもマナーのひとつです。
メールを受け取った側が電話などで確認を取りたい場合、また書類などをFAX送信する場合などは、当然連絡先を調べる必要がありますが、そういった手間を省くことができます。名刺交換などを済ませていても、いざ目的の名刺を探すのは大変なものです。また直接の対面を済ませていない相手であれば、連絡先などは電話やメールで確認する必要があります。
そういった情報をあらかじめ記入することで、ビジネス相手に余計な手間をかけさせない気遣いをすることができます。また、会社用の電話番号やアドレスの他に、知らせても問題ないのであれば、個人の携帯電話番号、メールアドレスなどを加えておくのも親切でしょう。
●大事な用件なら確認も必要●
メールの基本的な構成内容は以上のようになりますが、すべての用件がメールだけで済むとは限りません。またメールは送信しても、実際に相手が読んでいるかどうかを確認することができません。緊急を要する内容の場合は、確実を期すためにメールを送信した旨、内容を見たかどうかの確認などを、電話連絡した方がいいでしょう。
「結局電話するなら、最初から電話でいいじゃないか」と感じるかも知れませんが、情報のやりとりの正確性自体は電話よりもメールの方が優れています。電話で「メールを確認して欲しい」と伝えることは、決して二度手間ではありません。また失礼に当たるということもありません。