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メール内容実例集・お礼編
●基本は手紙or電話、メールは不向き？●
お中元、お歳暮の返礼や新任の挨拶、部署移動、独立の挨拶、業務提携に対するお礼など、ビジネス上で「お礼」をする機会は多いものです。ただし、感謝の気持ちを表すのが「お礼」ですから、手軽に作成、送信できるメールでのお礼は、やや冷たい儀礼的な印象を与えてしまうもの。メールでのお礼を快く思わない人もいるでしょう。
お礼にもっとも適した形式は、なんといっても手紙でしょう。年賀状などはその最たる例です。直接手書きでお礼の文面を書くことで、相手に感謝の気持ちを伝えることができます。
また、感情を伝えやすいという点では電話でのお礼も向いています。面と向かってではないものの、直接感謝の気持ちを伝えることができます。
●メールの利点、即時性を活かすならＯＫ●
ただし、あまり大きな商談ではない場合などは、いちいちかしこまったお礼の手紙を書くのも不釣り合いですし、ビジネスの関係ですので一方的にかしこまる必要もないでしょう。そういった場合は、メールによるお礼でも問題はありません。
また、メールの利点である即時性が活かせる内容でもあります。なにかお礼をする機会があった場合、基本は「なるべく早くお礼をする」こと。手紙という形式にこだわるあまり、お礼がずるずると後回しになってしまうのでは逆効果です。その点メールであれば、書き終われば即相手に届きますし、すぐに読まれないにしても送信日時の記録が残ります。相手にいつ送信したのかが伝わりますので、ビジネスマナーにも合致します。
●使ってはいけないNGワード●
お礼のメールにおいて、使用してはいけないNGワードは以下のようなものがあります。
・相手をネガティブに表現する言葉
社屋の移転や転勤（栄転）などがあれば、お祝いの品が届くこともあるでしょうから、そのような場合にはお礼状を送りましょう。ただし「お暇があれば是非お立ち寄り下さい」といった表現は、一見丁寧ではありますが「相手に暇があること」が前提となっています。「俺がいつも暇だと思っているのか」「暇がなければ来なくていい、ということか」と取られてしまうこともあります。
なお、お中元など贈答品についてのお礼の場合、「こちらからも送らせて頂きます」などと書くのもNGです。これでは「貰ったから返す、貰わなければ送らない」と取られかねません。黙って送るのがスマート、というものです。
・誤った敬語
敬語には尊敬語、丁寧語、謙譲語の3種類があり、相手や場合により使い分けが必要です。これは手紙、メールというよりも、一般的なビジネスマナーに属します。口頭ではうまく使いこなせても、いざメールとなると誤用をしてしまいがちなもの。とくにお礼文での誤用は致命的となります。
「お近くまでお立ち寄りの際は、是非お伺い下さい」。これはありがちな敬語の誤用例です。「伺う」は謙譲語で、相手に対して使うことはできません。この場合「是非お越し下さい」が正解です。
また、身内の人間（社内の上司など）に対する尊敬語などもありがちな誤用です。例えば対象が社長であっても、文章中に書く時は「弊社代表、○○が…」など呼び捨てが基本となります。「弊社の○○社長が…」などと書いてはNGです。